Du får samma köpta poster i båda filerna
När en leverans från Kundkontakter är klar finns den i Excel-format och som CSV. Båda filerna bygger på samma köpta urval. Skillnaden ligger i hur informationen paketeras och läses av programmet du använder.
Det gör att du kan öppna Excel-filen för att granska innehållet och använda CSV-filen om ett annat system behöver en textbaserad import. Du behöver inte välja en annan målgrupp för ett annat filformat. Utgå från fälten och antalet i ditt granskade köpunderlag när du kontrollerar leveransen.
Använd Excel när du vill läsa och bearbeta
Excel-filen har ändelsen .xlsx och innehåller kolumnrubriker tillsammans med kontaktuppgifterna. Rubrikraden är låst för att underlätta läsning när du rullar i kalkylarket. Kontaktvärdena skrivs som text för att bevara uppgifternas form.
Det är särskilt relevant för telefonnummer, postnummer och andra värden som inte ska räknas med. Om du vill göra egna beräkningar behöver du först kontrollera vilka kolumner som verkligen ska omvandlas till tal. Spara gärna en orörd kopia innan du sorterar, ändrar eller lägger till egna anteckningar.
Använd CSV när ett system ska läsa in uppgifterna
CSV är en textfil där fälten skiljs åt med ett avgränsningstecken. Kundkontakters CSV använder semikolon, UTF-8 med BOM och citerade fält. Vid manuell import kan du därför behöva välja semikolon och UTF-8 i programmet som tar emot filen.
CSV lagrar inte samma typinformation som ett kalkylark. Ett mottagande program kan exempelvis försöka tolka ett postnummer som ett tal. Välj textformat för telefonnummer, postnummer och identifierare där importverktyget tillåter det, och granska resultatet innan du använder hela underlaget.
Kontrollera fälten före import
Vilka kolumner leveransen innehåller beror på det aktuella registret och visas i köpunderlaget. Förnamn, företagsuppgifter eller adressfält ska därför inte antas finnas i varje tänkbar leverans. Anpassa din importmappning till de rubriker som faktiskt finns i filen.
Kontrollera några rader och jämför med originalfilen. Titta särskilt på å, ä och ö, inledande nollor och telefonnummer med landskod. Excel och CSV kan presentera vissa textvärden olika eftersom exporten skyddar mot att kontaktdata tolkas som formler. Skyddet innebär inte att ett annat urval har levererats.
Läs om val av kontaktuppgifterHämta filerna från ordervyn
Efter verifierad betalning förbereds leveransen. När filerna är färdiga hämtar du dem via den skyddade ordervyn. Leveransinformation skickas även till den e-postadress du anger. Filen kan hämtas i ordervyn om e-postmeddelandet dröjer.
Ordern visar sista åtkomstdag. Du kan hämta samma leverans igen under åtkomsttiden utan ett nytt köp, så länge åtkomsten inte har begränsats av en obligatorisk spärr. Om betalningen är klar men leveransen dröjer ska du inte betala igen; använd orderreferensen när du kontaktar Kundkontakter.
Ta med användningsrutinerna till nästa system
En lyckad import är ett tekniskt steg. Bestäm också vilka personer som behöver tillgång till underlaget, hur arbetskopior hanteras och hur invändningar förs vidare till systemet där kontakterna används.
Köpet av kontaktuppgifter innebär inte samtycke till marknadsföring. Val av kanal, rättslig grund och information till mottagaren behöver hanteras i ert eget arbete. Filformatet gör informationen möjlig att bearbeta; era rutiner avgör hur den sedan används.
Se hela flödet från urval till leverans